Stárnoucí kancelářský fond, rostoucí provozní náklady, změny v pracovních návycích po pandemii a s nimi související nízká úroveň obsazenosti kanceláří nutí firmy přehodnocovat dosavadní strategie svých pracovišť a zaměřovat se na vyšší výkonnost a efektivnější využití kancelářských prostor stejně jako jejich schopnost přitahovat nové zaměstnance. V reakci na to přináší Colliers digitální platformu Reworks, která má firmám s optimalizací využití kanceláří pomoci, a to výrazně rychleji a levněji než při využití tradičních postupů.
„V posledních letech se ve firmách stále častěji setkáváme s otázkami, jak objektivně měřit výkonnost pracovního prostředí, jaké standardy jsou na trhu běžné nebo jak aktualizovat pravidla pro design a fungování kanceláří, aby odpovídaly měnícím se potřebám zaměstnanců i byznysu a přinášely skutečnou hodnotu,“ říká Jana Vlková, ředitelka oddělení Workplace Advisory a Office Agency ve společností Colliers, a dodává: „Podle dat našeho partnera Basking.io se poslední čtyři roky pohybuje průměrná obsazenost kanceláří stále pouze kolem 35 procent. Pro řadu firem tak začíná být neefektivní držet rozsah a podobu kancelářských prostor v nastavení podle předpandemických modelů. Reworks přináší datově podložený způsob, jak výkon kanceláří průběžně vyhodnocovat, jak identifikovat příležitosti ke zlepšení a jak prostor optimalizovat. Díky tomu mohou firmy přijímat rozhodnutí založená na reálném využití kanceláří.“
Reworks je digitální platforma vytvořená experty na kancelářské prostory a poháněná umělou inteligencí. Umožňuje měření reálného využití prostor, strategické plánování, přípravu designových manuálů a standardů užívání prostor a vizualizaci budoucího stavu. Klient do systému vloží konkrétní provozní data, jako statistiky docházky zaměstnanců, míru využívání zasedacích místností či firemní pravidla pro vybavení prostor, tzv. design guidelines. Na jejich základě platforma vygeneruje optimalizovaný návrh doplněný o vizualizace, které mají manažerům usnadnit pochopení navrhovaných změn ještě před jejich realizací.
„Jádrem celého přístupu je koncept takzvaného right-sizingu, tedy přesného nastavení kancelářského portfolia podle skutečných potřeb organizace. Firmy, které léta platily za prostory z velké části nevyužívané, dostávají do ruky nástroj, který tuto neefektivitu dokáže kvantifikovat a navrhnout konkrétní řešení,“ doplňuje Jana Vlková.
Ucelený a provázaný pohled
Platforma Reworks sestává ze čtyř vzájemně provázaných součástí. Modul Measure pomáhá organizacím objektivně vyhodnocovat výkonnost pracovního prostředí na základě vlastních provozních dat. Firmy do něj zadávají informace o kancelářských prostorách, data o jejich využití, nákladech, počtu zaměstnanců a pracovních míst, obsazenosti pracovních stolů a zasedacích místností nebo o environmentálních ukazatelích, jako je spotřeba energie, vody či produkce odpadu. Součástí jsou také data o zaměstnanecké zkušenosti a spokojenosti s jednotlivými aspekty pracovního prostředí. Platforma tato data převádí do přehledných ukazatelů a srovnání s trhem, identifikuje příležitosti ke zlepšení pracovního prostředí a navrhuje konkrétní opatření vedoucí k vyšší efektivitě, lepšímu využití kanceláří, nižším nákladům i vyšší spokojenosti zaměstnanců.
Modul Guide se zaměřuje na tvorbu, správu a průběžnou aktualizaci firemních standardů pro pracovní prostředí. Jeho úkolem je udržovat interní směrnice konzistentní napříč různými lokalitami nebo celým mezinárodním portfoliem a zajišťovat, aby odpovídaly aktuálním potřebám firmy.
Na něj navazuje modul Calculate, který tyto standardy přijímá jako vstupní parametry a transformuje je do konkrétní podoby, tedy kolik metrů čtverečních firma potřebuje, jak by mělo být uspořádáno pracoviště a jaké jsou alternativní varianty rozvoje portfolia kanceláří při různých scénářích.
A nakonec modul Visualization, který na základě modulu Calculate připraví detailní 2D a 3D vizualizace prostoru a umožní i virtuální prohlídky.
Pětinásobně nižší náklady
Experti Colliers odhadují, že celkové náklady na procesy optimalizace pracoviště mohou být až pětinásobně nižší než při tradičních postupech. „V modulech Guide a Calculate probíhá zpracování o devadesát procent rychleji a za méně než polovinu nákladů ve srovnání se standardním přístupem. Modul Measure zase za cenu, jakou by firma běžně zaplatila za jeden izolovaný průzkum spokojenosti zaměstnanců, poskytuje čtyřnásobnou hodnotu zahrnující data o vytíženosti, efektivitě prostoru, udržitelnosti i tržní srovnání,“ popisuje Jana Vlková.
Platforma také snižuje počet revizí návrhů o 40 procent, urychluje schvalovací procesy v prostorovém plánování přibližně o polovinu a zkracuje koordinaci se stakeholdery o více než čtvrtinu. Přínosem je také rychlé dodání vizualizací. AI-asistované 3D plány a virtuální prohlídky navrhovaných kanceláří jsou hotové do 24 až 48 hodin, přičemž jejich cena odpovídá standardnímu 2D test-fitu.
Jakmile Reworks vygeneruje optimalizovaný návrh a datové podklady, vstupují do procesu konzultanti Colliers, kteří klientovi pomáhají s interpretací výsledků a vedou jej při realizaci navrhovaných změn. „Vycházíme z praktické zkušenosti, že i sebelepší analýza zůstane na papíře, pokud ji nikdo nepřeloží do jazyka konkrétní firemní kultury a obchodních priorit,“ vysvětluje Jana Vlková.
